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プリントファイルを作る

印刷用ファイルを作って出力する手順のメモ、その1。

通常、(少なくともWindowsでは)プリンターへの出力は、「ファイルへ出力」してプリントファイルを作成し、そのファイルを後でプリンターに送る、ということができる。これは便利だが(後述)、使い方を知らないと使えないのでその手順をメモ。

まず、前編:プリントファイルを作る。( ≫後編:プリントファイルを使う

プリントファイル 作り方


  1. 出力する時にプリンターの設定のところで「ファイルへ出力」にチェック
    ソフトによってプリンターの設定ウインドウが違うので「ファイルへ出力」の場所も一定ではない。

    例)Wordの「ファイルへ出力」
    [画像:Wordの「ファイルへ出力」位置]

  2. その他の設定も終わったらいつもどおり「OK」や「プリント」

  3. するといつもならそのまま処理に移るところでファイル名を聞いてくるので、場所とファイル名を指定
    ファイル名は必ずしも半角英数にする必要はないが、あまり長くない方がいいはず。また名前にスペースを入れると、後でプリンターに送るときコマンドプロンプトを使うので""で囲まないととか面倒だったと思うので最初から入れない方がいい。

    例)Wordでプリントファイルの保存場所とファイル名を指定
    [画像:Wordの場所とファイル名を指定]

  4. 場所と名前を指定したら、「OK」や「保存」
    これで、いつものプリンターにデータを送る処理が行われてプリントファイルができる。(プリンターには出力されない。)

このページの後半≫ ソフト別「ファイルへ出力」 (ソフトによってちょこちょこと違うのでメモ。)

  • 拡張子は非PSプリンターがprn、PSプリンターの場合はps。でも実はprnでなくprtでもいいし、極端には無くても出力には差し障り無い。

  • 出力ページ枚数に関係なく、1回につき1ファイルできる。2枚づつ出力する設定でプリントファイルを作ればそれも記録されているので、その場合は1回プリンターに送るだけで2枚づつ出る。



◇ エラーになってファイルができない場合

「ファイルへ出力」する時、プリンターがオフラインになっているとエラーになってしまうらしい。
プリンタとFAX(スタート→設定→プリンタとFAX)でプリンターアイコンが薄い色になってる場合がそれ。プリンターがつながっていない場合などにこうなっている。その場合には、普通にプリンターをつないで使用可能にしてもよいが、右クリックから「プリンタをオンラインで使用する」を選ぶ。(もう一度見たとき「プリンタをオフラインで使用する」の表示になっていればOK。Winのバージョンによっては「プリンタをオンラインで使用する」にチェックが付くか付かないかになるのもある…と記憶している。)こうすればプリンターがつながって無くても大丈夫だった。

プリンタとFAX(この場合Canon BJ F870が薄い色になっている)
 [画像:プリンタとFAX]

右クリックメニューから「プリンタをオンラインで使用する」を選ぶ(するとアイコンの色が通常の色になる)
 [画像:プリンタをオンラインで使用する]


◇ 常にプリントファイルを作るには

また、「プリンタとFAX」でプリンターのプロパティからプリンタープロパティの「ポート」タブでポートを「FILE:(ファイルへ出力)」にしておくとそのプリンターへの出力は常にファイルになる。

右クリックメニューから「プロパティ」を選ぶ
 [画像:「プリンタとFAX」のプロパティ]

「ポート」タブで「FILE:」にしておくと、出力時に「ファイルへ出力」にチェックしなくてもファイルになる
 [画像:プリンタープロパティの「ポート」タブ]


◇ どういう時に便利か

プリントファイルは送ればすぐにプリンターが動き始める。
データの内容やプリンター、PCのスペックに大きく左右されるが、基本的に大きなデータ(サイズがA1だとかA0だとか、データ内容が大きくて複雑なものだとか)はPCで操作してから実際にプリンターにデータが送られるまでに時間がかかる。ものによってはPC処理始めてからプリンターが実際に動き出すまでで数十分かかったり、待った結果途中でエラーになってしまうこともある。一人でプリンターを使う環境ならいいが、会社など複数人で1台を使う場合には他の人が待っているのになかなか出せない時もある。だけど、事前にファイルを作っておけば、プリンターが空いた時あるいは自分の順になった時すぐ出せる。エラーになるデータはプリントファイルを作る時にエラーになるので、重いデータはプリントファイルを作れば出せるというわけでもないけど、他の人を待たせることはなくなるし、エラーになったデータが中途半端に出力されたりして紙を無駄にすることもなくなる。

1枚を確認してから残りを出す時、すぐに2枚目以降を出せる。
プリントファイルは使っても無くならないので、2枚以上欲しい時にも、1枚目を確認してから2枚目以降を同じものをすぐ出せる。通常、プリンターに出力処理して確認して、よしOKなのでもう1枚、といった時に2回め以降のPCでのデータ処理の時間が省ける。(修正して出すならやり直しだが。)営業さんが“ごめん、やっぱりもう一枚”と言ってもわりと簡単に出力できる。途中でインクがかすれたり、ロール紙が途中で終わってしまって出しなおす場合も簡単。

プリントファイルを作った順番や日時に関係なく出力順序を決められる。
出力に時間がかかるものをまとめてプリンターに送るのにも便利。順番も自由になるし、ファイルなのでPCをシャットダウンしても消えない。
また、例えばIllustrator(CS3まで)で簡単なページ物を作った場合、Illustratorは1ページ分づつしか出力処理できないので、2部以上出力する時には1ページを2枚、2ページを2枚…と出して後で並べ替えるか、ページ順の出力処理を必要部数と同回数行うか…になるが、部数が多いと大変。でも、1ページづつプリントファイルを作っておけば、あとは順番にプリンターに送るだけでソートも簡単。(プリントファイルを作る順番には関係なく出力できる。)

プリントファイルを作ったPCからプリンターに送る必要はない。
Macで作ったプリントファイルをWinにコピーしてWinからプリンターに送ることもできる。(以前、OS9+Win2Kでやったことがあるが、OSXでもプリントファイル作れるのかな? 職場のOSX見たんだけどよく分からなかった…。プリンターやプリンタードライバーによるのかも。)
また、客先のプリンター用のドライバを入れておけば、それでプリントファイルを作って持って行き(あるいは送り)、客先で出力ということも可能になるらしい。この場合、客が出力元のデータやそれ用のソフト、ビューワを持っているかどうかは関係ない。

[画像:違うプリンターに送ると文字化けした文章が大量に出たりする]欠点は、prnファイルは結構大きくなるのであまりためておくとすぐHDDがいっぱいになること、出力しないと細かい中身が分からないこと。(ファイル名に全部書くわけにもいかない…。psなら方法もあるけど。)プリンターが違うと使えないこと(機種が全く同じならOK。prnでなくてpsならプリンター違っても大丈夫らしい。前者は実際にやったことあって問題もないが、後者はやったことない)。そして、違うプリンターに送ると文字化けした文章が大量に出たりするので注意。(だからっていきなり動いているプリンターの電源切らないように…。)


<参考>
IT用語辞典バイナリ > 拡張子辞典 > .prnとは
http://extension.sophia-it.com/content/.prn



ソフト別「ファイルへ出力」

作り方がソフトによってちょこちょこと違うのでメモ。基本的にはプリンターを選ぶところに「ファイルへ出力」があるのでチェックし、場所を指定し、名前を付けて保存する。

◇ Word2003でプリントファイル

  1. 出力する時にプリンターの設定のところで「ファイルへ出力」にチェック
    [画像:Wordの「ファイルへ出力」位置]

  2. その他の設定も終わったらいつもどおり「OK」

  3. ファイル名と保存場所を指定
    [画像:Wordの場所とファイル名を指定]

  4. 場所と名前を指定したら「OK」


◇ Illustrator10でプリントファイル
Illustrator10での例。v9,v8,v7も大体同じ。

  1. 出力する時にプリンターの設定のところで「ファイルへ出力」にチェック
    [画像:Illustrator10の「ファイルへ出力」位置]

  2. その他の設定も終わったらいつもどおり「OK」

  3. ファイル名と保存場所を指定
    Illustrator10や10以前のバージョンは場所とファイル名をいっぺんに指定する。拡張子も自分で付ける。
    ↓このようなそっけないウインドウが表示されるので、
    [画像:Illustrator10の場所とファイル名を指定1]

    ファイル名をフルパスで入力する。
    例えば、Dドライブ直下にtestという名前で作るときには「D:\test.prn」と入力する。Dドライブにある「aaa」というフォルダ内に作りたかったら「D:\aaa\test.prn」、マイドキュメントに作るときには「C:\Documents and Settings\(ユーザー名)\My Documents\test.prn」。
    ファイル名だけを入力してもプリントファイルはできるのだけど、PC内のどこにできたかを探さなきゃならない(スタート→検索→ファイルやフォルダ)。拡張子も「.prn」などと入力しないと付かない。拡張子無しのファイル名になる。(拡張子は無くても使えるけど、後で自分が何のファイルか分からなくなるのでつけておいた方がいい。)

  4. 場所と名前を指定したら「OK」
    [画像:Illustrator10の場所とファイル名を指定2]


◇ IllustratorCS2でプリントファイル
IllustratorCS2での例。CS,CS3,CS4も大体同じ。

  1. プリント設定ウインドウの下に「プリンタ」というボタンがあるので、それをクリック
    [画像:IllustratorCS2のプリント設定ウインドウ]

  2. メッセージが出るが、ファイルにするのはそっちにしかないので「続行」
    [画像:IllustratorCS2の警告]

  3. プリンターを選ぶウインドウにある「ファイルへ出力」にチェックし、「印刷」
    [画像:IllustratorCS2の印刷(プリンター設定)]

    「印刷」をクリックするが、まだ、出力はされない。

  4. 元のプリント設定に戻るので、その他の設定も終わったらいつもどおり「プリント」

  5. ファイル名と保存場所を指定
    [画像:IllustratorCS2の場所とファイル名を指定]

  6. 場所と名前を指定したら「保存」


◇ PhotoshopCS2でプリントファイル
PhotoshopCS2での例。v7,CS3,CS4も大体同じ(たぶん、CSも)。
v7,CS2の場合には「プリントプレビュー」と「プリント」の2種類がメニューにはある。CS3,CS4は「プリント」だけで、内容はオプションなどの細かいところが違うが大体はCS2までの「プリントプレビュー」と一緒らしい。v7,CS2でメニューの「プリント」から出力する場合は手順の2から、それ以外は手順の1から。

  1. 「プリントプレビュー」の設定ウインドウでの設定が終わったら「プリント」
    [画像:PhotoshopCS2のプリント(「プリントプレビュー」メニューから)]

  2. 次に出てくるプリンターを選ぶウインドウにある「ファイルへ出力」にチェックし「OK」
    [画像:PhotoshopCS2の印刷]

    メニューのプリントプレビューではなく「プリント」の方を選ぶと、ここからになる(v7,CS2)。

  3. ファイル名と保存場所を指定
    PhotoshopもIllustrator10以前と同じようにそっけないウインドウが表示されるので、ファイル名をフルパスで入力する(拡張子まで)。
    [画像:PhotoshopCS2の場所とファイル名を指定]

  4. 場所と名前を指定したら「OK」

  5. (XP Illustrator 7.0.1J,8.0.1,9.0.2,10.0.3,12.0.1,13.0.3,14.0.0、Photoshop 7.0.1,9.0.2,10.0.1,11.0.1、Word2003)


    ≫後編:プリントファイルを使う につづく
2009/05/24 ( Sun )  15:50:42 | 出力 | トラックバック(0) | コメント(0) | page top↑
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